Een gedeelde receptie biedt bedrijven de mogelijkheid om professionele ontvangst te organiseren zonder een fulltime receptionist in dienst te nemen. Je deelt de beschikbaarheid van een receptionist met andere organisaties, of je huurt flexibel frontoffice personeel in op de momenten dat je het nodig hebt. Dit maakt het een slimme keuze voor bedrijven die representatief willen overkomen zonder de vaste kosten van een eigen medewerker. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe een gedeelde receptie werkt, voor wie het geschikt is en wanneer je voor deze vorm kiest.
Hoe werkt een gedeelde receptie in de praktijk?
Bij een gedeelde receptie zet je een receptionist in die niet exclusief voor jouw bedrijf werkt, maar op afgesproken momenten of op flexibele basis beschikbaar is. In de praktijk betekent dit dat de medewerker wordt ingepland op de uren of dagen dat jij ontvangst nodig hebt, en op andere momenten werkzaam is voor een andere opdrachtgever of niet actief is.
Dit werkt goed wanneer je bezoekersstroom voorspelbaar is, bijvoorbeeld alleen op werkdagen van negen tot vijf, of juist alleen op drukke vergaderdagen. De receptionist wordt vooraf geïnformeerd over jouw werkwijze, huisstijl en de manier waarop gasten ontvangen worden. Zo kan hij of zij direct aan de slag zonder dat jij elke keer opnieuw hoeft uit te leggen hoe het werkt.
In de praktijk regelt een hostessbureau voor professionele frontoffice diensten de planning, vervanging bij ziekte en de kwaliteitsbewaking. Jij geeft aan wanneer je iemand nodig hebt, en het bureau zorgt dat de juiste persoon op de juiste plek staat.
Wat kost een gedeelde receptie vergeleken met een vaste receptionist?
Een gedeelde receptie is doorgaans goedkoper dan een vaste receptionist in dienst, omdat je alleen betaalt voor de uren of momenten dat je daadwerkelijk ontvangst nodig hebt. Je vermijdt vaste loonkosten, werkgeverslasten, doorbetaling bij ziekte en kosten voor werving en selectie.
Bij een vaste medewerker in loondienst betaal je altijd door, ook op rustige dagen of tijdens vakanties. Met een gedeelde of flexibele receptionist betaal je voor de inzet die je daadwerkelijk gebruikt. Dat maakt het financieel aantrekkelijk, zeker voor bedrijven waarbij de receptie niet de hele werkweek bezet hoeft te zijn.
Houd er wel rekening mee dat de uurtarieven van ingehuurde medewerkers hoger liggen dan het bruto uurloon van een vaste kracht. Maar als je de totale kosten vergelijkt, inclusief alle bijkomende werkgeverskosten, valt de balans voor veel bedrijven positief uit in het voordeel van flexibele inzet.
Voor welke bedrijven is een gedeelde receptie geschikt?
Een gedeelde receptie is vooral geschikt voor bedrijven waarbij de behoefte aan ontvangst niet constant is. Denk aan organisaties met een wisselende bezoekersintensiteit, kleine tot middelgrote kantoren, of bedrijven die tijdelijk extra capaciteit nodig hebben.
Concrete voorbeelden zijn:
- Bedrijven die verbouwen of verhuizen en tijdelijk hun vaste receptie niet kunnen bemensen
- Organisaties waarbij de vaste receptionist met verlof of ziek is
- Kantoren die alleen op bepaalde dagen bezoekers ontvangen
- Bedrijven die groeien en nog niet klaar zijn voor een fulltime medewerker aan de balie
- Organisaties die incidenteel grote groepen gasten ontvangen, zoals bij bedrijfsevenementen of boardmeetings
Voor bedrijven die gasten op directieniveau ontvangen, is representativiteit extra belangrijk. In dat geval wil je zeker weten dat de ingezette medewerker communicatief sterk is en de bedrijfscultuur goed aanvoelt.
Welke taken kan een gedeelde receptionist uitvoeren?
Een gedeelde receptionist voert dezelfde taken uit als een vaste baliemedewerker. De rol omvat alle standaard frontoffice werkzaamheden die nodig zijn om bezoekers professioneel te ontvangen en de dagelijkse gang van zaken soepel te laten verlopen.
Typische taken zijn:
- Bezoekers ontvangen en aanmelden
- Telefoongesprekken beantwoorden en doorverbinden
- Afspraken beheren en agenda’s bijhouden
- Post en e-mails verwerken
- Vergaderruimtes reserveren en klaarzetten
- Gasten begeleiden naar de juiste afdeling of persoon
- Administratieve ondersteuning bieden aan de front office
Ervaren frontoffice personeel pakt deze taken snel op, ook in een nieuwe omgeving. Goede medewerkers hebben een hbo-achtergrond en zijn gewend om snel te schakelen tussen verschillende opdrachtgevers en werkplekken.
Hoe zorg je dat een gedeelde receptionist jouw bedrijfscultuur begrijpt?
Je zorgt dat een gedeelde receptionist jouw bedrijfscultuur begrijpt door vooraf duidelijke instructies te geven over tone of voice, dresscode, omgang met gasten en de interne werkwijze. Hoe concreter je dit vastlegt, hoe sneller de medewerker zich thuis voelt in jouw omgeving.
Praktische stappen die hierbij helpen:
- Stel een briefing op met de belangrijkste informatie over je bedrijf, de bezoekersstroom en veelgestelde vragen van gasten
- Geef aan hoe je gasten wilt ontvangen, formeel of informeel, en wat de huisstijl voorschrijft
- Wijs een vaste contactpersoon aan die de medewerker bij vragen direct kan bereiken
- Plan een korte introductie op de eerste dag, ook al is het maar een kwartier
Bureaus die gespecialiseerd zijn in frontoffice personeel en receptiediensten selecteren medewerkers niet alleen op vaardigheden, maar ook op uitstraling en karakter. Zo matchen zij iemand die van nature past bij jouw organisatie, wat de inwerkperiode aanzienlijk verkort.
Wanneer kies je voor een gedeelde receptie in plaats van uitbesteden?
Je kiest voor een gedeelde receptie wanneer je de controle over de uitvoering wilt houden, maar niet de capaciteit of het budget hebt voor een vaste medewerker. Bij uitbesteden geef je een volledig proces uit handen; bij een gedeelde receptie huur je specifiek personeel in dat werkt onder jouw regie en in jouw omgeving.
Het verschil zit in de mate van betrokkenheid. Bij een gedeelde receptionist staat de medewerker fysiek bij jou op kantoor en vertegenwoordigt jouw merk direct. Bij volledige uitbesteding, bijvoorbeeld via een virtuele receptie of een callcenter, is er geen fysieke aanwezigheid en minder directe controle over de beleving van de bezoeker.
Kies voor een gedeelde of ingehuurde receptionist wanneer:
- Persoonlijk contact met bezoekers belangrijk is voor jouw imago
- Je gasten op locatie ontvangt en een fysieke balie nodig hebt
- Je de kwaliteit en uitstraling zelf wilt bewaken
- Flexibiliteit in planning een vereiste is
Hoe Next Generation Hospitality helpt met frontoffice personeel
Next Generation Hospitality levert representatieve en ervaren frontoffice medewerkers aan bedrijven die tijdelijke of flexibele ondersteuning aan de receptie nodig hebben. Of het nu gaat om vervanging bij ziekte, een drukke periode of een groter intern evenement: wij zorgen dat de juiste persoon snel inzetbaar is.
Wat wij bieden:
- Medewerkers met een hbo-achtergrond die gewend zijn snel te schakelen in professionele omgevingen
- Selectie op uitstraling, karakter en ervaring via ons mix-en-matchsysteem, zodat de medewerker past bij jouw bedrijfscultuur
- Korte inwerktrajecten doordat onze mensen gewend zijn aan uiteenlopende opdrachten en omgevingen
- 24/7 bereikbaarheid van een vaste contactpersoon voor optimale afstemming en snel schakelen
- Inzet in de hele Randstad, waaronder Amsterdam, Rotterdam en Den Bosch
Wil je weten welke medewerker het beste past bij jouw organisatie? Neem contact op met Next Generation Hospitality en bespreek wat je nodig hebt. Wij denken graag met je mee.